Die richtige POS-App ist für Unternehmer:innen in stationären Geschäften oder im Gastgewerbe ein unverzichtbares Tool. Die Software rationalisiert Prozesse, verbessert das Kundenerlebnis und hilft Unternehmen, wichtige Leistungsindikatoren nachzuverfolgen. Allerdings ist es genauso entscheidend, einen sinnvollen Prozess zu verfolgen, um die richtige App zu finden.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie POS-Apps funktionieren und wie du die richtige Lösung auswählst. Außerdem verraten wir dir, warum diese Entscheidung so wichtig für den Erfolg deines Geschäfts ist.
Wie wähle ich die richtige POS-App aus?
Wichtige Punkte für die Wahl deiner POS-App sind zunächst die Art deines Unternehmens, der benötigte Funktionsumfang, Kosten von Soft- und Hardware sowie der Support. Weitere entscheidende Aspekte zeigen wir dir im Beitrag.
Was ist eine POS-App?
Als POS-App wird die Anwendung bezeichnet, die verwendet wird, um ein Kassensystem zu steuern. Sie ermöglicht es Mitarbeiter:innen in Geschäften Bargeld- und Mobile-Wallet-, und Kartenzahlungen abzuwickeln. Mithilfe der POS-App können Verkaufsdaten und andere wichtige Informationen automatisch und kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert werden.
So können Unternehmen ihre Leistungskennzahlen stets auf dem neuesten Stand halten und die App dazu einsetzen, Mitarbeiterleistungen zu prüfen und das Ertragsmanagement im Blick zu behalten.
Außerdem kann durch die Verwendung einer POS-App auf einem tragbaren Gerät wie einem iPad oder Tablet das Kundenerlebnis durch eine größere Flexibilität verbessert werden. Denn so hast du die Möglichkeit, Zahlungen direkt auf der Verkaufsfläche abzuwickeln, ohne, dass deine Kund:innen in einer langen Schlange am Kassenbereich warten müssen.
In diesem Video (auf Englisch) erklären wir dir, was ein POS-System ist:
Warum ist die richtige Wahl einer POS-App so entscheidend?
Die Wahl der richtigen POS-App ist dabei natürlich ausschlaggebend, da die Anwendung für unterschiedliche Unternehmen auch eine unterschiedliche Bedeutung hat. Möchtest du beispielsweise gerade ein neues Unternehmen gründen, ist eher eine App geeignet, die einfach zu bedienen und besonders benutzerfreundlich ist.
Willst du im Gegensatz eher von einer bereits vorhandenen App auf eine andere wechseln, bist du sicher eher auf der Suche nach einer Lösung mit einem besseren Funktionsumfang. Auch die Art deines Geschäfts ist entscheidend – oft benötigen beispielsweise Gastronomiebetriebe andere Funktionen als stationäre Geschäfte.
Lesetipp: Weitere Informationen zu POS-Kassensystemen geben wir dir in diesem Beitrag.
Welche Punkte solltest du bei der Wahl beachten?
Um die richtige Entscheidung zu treffen, solltest du auf eine Reihe wichtiger Aspekte achten, die wir uns jetzt einmal genauer ansehen werden:
Hardware- und Softwarebudget
Ein wichtiger Faktor ist das Budget, das dir für die Hardware als auch für die Software zur Verfügung steht. Dies kann allerdings komplizierter sein, als es im ersten Moment erscheinen mag. POS-Systeme haben oft sehr unterschiedliche Strukturen oder Abrechnungsmodelle, einschließlich Vorauszahlungen und monatlichen Abonnements.
Meist bilden die Kosten der POS-App selbst nur einen geringen Teil der Gleichung. Du musst auch über die Hardware nachdenken, die als Teil des Systems verwendet wird – dazu zählen Kartenlesegeräte, Bondrucker, Registrierkassen, Tablets, Mobiltelefone, Computer und alle anderen Geräte, die du zum Verarbeiten von Zahlungen oder zum Speichern von Daten verwenden willst.
Denke auch über die verdeckten Kosten nach, beispielsweise die Kosten für die Datenspeicherung oder die Kosten für den Zugriff auf Updates. Wähle also eine Soft- und Hardware aus, die genau die Funktionen mitbringt, die du für dein Geschäft benötigst. Die Lösung sollte dir Spielraum für zukünftige Upgrades deines Systems bieten und gleichzeitig im Rahmen des von dir festgelegten Budgets liegen.
Lesetipp: Erfahre, welche Vorteile ein mPOS für dein Geschäft bietet.
Spezielle Funktionen für dein Geschäft
Wichtig ist auch, dass du auf die richtigen Funktionen für die Art deines Geschäfts achtest, denn je nach Branche können die Anforderungen stark variieren. Wie bereits erwähnt, sind in Gastronomiebetrieben zusätzliche Funktionen wie beispielsweise die Tischreservierung oder Funktionen für den Lieferservice sinnvoll. Manche Apps sind speziell auf Restaurants oder Bars ausgerichtet und bieten somit genau die passenden Funktionen für deine Bedürfnisse.
Funktionen zur Bestandsverwaltung
Hochwertige POS-Apps bieten meist die Möglichkeit, den Lagerbestand zu verfolgen. Damit hast du die vorrätigen Stückzahlen deiner Produkte immer im Blick. Diese Informationen werden bei Verkäufen direkt aktualisiert, wodurch du Zeit sparen und die Genauigkeit deiner Lagerführung verbessern kannst.
Zusätzliche Funktionen können hier Bestandswarnungen oder automatische Nachbestellungen sein.
Du benötigst ein komplettes ePOS-Kassensystem? Wir zeigen dir, auf was es bei der Auswahl ankommt!
Kundendaten und Marketing
Eine Vielzahl von POS-Apps enthalten zudem Funktionen, die auf Kundendaten und Marketing abzielen. Das können beispielsweise CRM-Tools sein, mit denen du Informationen über die von bestimmten Kund:innen gekauften Produkte, die gewählten Zahlungsmethoden und demografische Merkmale deines Kundenstamms sammeln kannst.
Sobald du einige Daten gesammelt hast, kannst du sie auch für Marketingzwecke verwenden, um deine Kundschaft zielgerichtet nach ihren Vorlieben und Gewohnheiten anzusprechen. Zudem kannst du durch die Kombination von Kundendaten und Marketing ein Kundenprämien- oder Treueprogramm einrichten, um die Kundenbindung weiter auszubauen.
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Analysefunktionen
Deine POS-App sollte dir auch einen guten Überblick über all deine Geschäftsbereiche bieten und dir Analyse- und Berichtsfunktionen bereitstellen. Damit kannst du die App verwenden, um Informationen zu Verkäufen und Kund:innen zu analysieren, andere wichtige Daten zu verfolgen und daraus eine aufschlussreiche Analyse zu ziehen. Das hilft dir, bestimmte Muster zu erkennen und Prognosen für dein Geschäft zu ziehen.
Schließlich sollten Berichts- und Analysetools dein Verständnis für das Unternehmen, seine Leistungen, deine Kundschaft sowie deren Verhalten und Gewohnheiten verbessern. Nutzt du dies zu deinem Vorteil, kannst du Geschäftsprozesse und -praktiken ändern, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die Finanzen zu optimieren.
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Internet-Konnektivität
Verfügst du über einen zuverlässigen und kontinuierlichen WLAN-Zugang? Wenn nicht, solltest du eher über eine Lösung nachdenken, die auch in Offline-Zeiten ausreichend Unterstützung bietet.
Es gibt möglicherweise Optionen, die bei lückenhaften Verbindungen hilfreich sein können, beispielsweise die Verwendung eines Vor-Ort- oder Lite-Servers, der die Zuverlässigkeit deiner Verbindung verbessern kann. Das kann zwar teurer als die Suche nach einer Offline-App sein, bietet dir jedoch den Vorteil, dass du immer auf Daten zugreifen kannst, die über die Cloud gespeichert und geteilt werden.
Integrationsmöglichkeiten
Neben den Funktionen der POS-App solltest du dir auch über die Integration in deine bestehenden Systeme Gedanken machen. Die App sollte mit weiterer Software und deinen bestehenden Geschäftsprozessen und -abläufen kompatibel sein.
Es ist vor allem sinnvoll, auf Integrationsmöglichkeiten mit Marketingsoftware, CRM oder Buchhaltungssoftware zu achten. Dies kann helfen, Zeit zu sparen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.
Solltest du eine POS-App für ein Restaurant suchen, kann es sich lohnen, deine App in ein bestehendes Online-Bestellsystem oder in ein bestehendes Reservierungssystem zu integrieren, um Daten nahtlos zwischen den Systemen austauschen zu können.
Support und Schulung
Wichtig ist auch, dass du dir über Themen wie Unterstützung und Ausbildung Gedanken machst. Wie sieht der Support bei der Ersteinrichtung aus und welche Hilfe kannst du bei technischen Problemen erhalten?
Prüfe also, auf welchen Umfang du dich im Support einlässt, wie hoch die Kosten sein werden und ob die Unterstützung persönlich oder aus der Ferne erfolgt.
Auch Schulungskosten und Schulungsaufwand für Mitarbeiter:innen sind wichtige Themen. Musst du für die Schulungen Expert:innen hinzuziehen? Wie verhält es sich hier mit den Kosten?
Lesetipp: Wie du dich für das richtige POS-System entscheiden kannst, zeigen wir dir in diesem Beitrag.
Wachstumsmöglichkeiten
Unternehmen stehen nicht still und sind stets auf Wachstum ausgelegt. Im Idealfall wird dein Unternehmen im Laufe der Zeit mehr Kund:innen anziehen, was zu mehr Umsatz und Wachstumsmöglichkeiten führt.
Daher solltest du bei der Auswahl der richtigen POS-App auch immer die Zukunft im Auge behalten. Auch wenn du zu diesem Zeitpunkt spezifische Bedürfnisse hast, solltest du darüber nachdenken, welche Bedürfnisse du in einem Jahr, drei Jahren, fünf Jahren und darüber hinaus haben könntest.
Fazit
Wie du gesehen hast, sollte die Wahl deiner POS-App gut durchdacht sein. Damit deine App alle Bereiche deines Unternehmens unterstützen kann, solltest du darauf achten, dass sie auf alle deine Anforderungen ausgelegt ist.
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